Poczta elektroniczna

W naszej polskiej kulturze bardzo ważna jest umiejętność zachowania się. Rodzice od najmłod-szych lat wpajają nam różne zasady. Reszty musimy nauczyć się sami. W niniejszym artykule zamierzam zwrócić uwagę na bardzo prostą czynność, która jednocześnie, jak i wiele innych, może o nas dobrze lub źle świadczyć. Jeżeli zależy nam na dobrej opinii na nasz temat, warto poświęcić minutę na przeczytanie poniższego tekstu.

Internet od samego początku służy między innymi do komunikowania się. Podstawową formą takiej komunikacji jest wymiana poczty elektronicznej. Poczucie globalnej wolności i szybkość, z jaką przekazywane są współczesne emaile, przestały już być imponujące – stało się to oczywiste. Po kliknięciu przycisku „wyślij”, często pytamy drugą osobę – w innym kraju lub nawet za oceanem – czy już dostałeś wiadomość? A ta osoba odpowiada: – Tak, właśnie otrzymałem.

Bardzo wiele osób pije poranną kawę i sprawdza pocztę. Aplikacje umożli-wiające dostęp do poczty są już niemal w każdym telefonie komórkowym. Odbieramy, przeglądamy, wysyłamy i co by tu jeszcze więcej roztrząsać?
Jak się okazuje, mniej lub bardziej świadomie popełniamy wiele banalnych błędów. Na niektóre z nich nikt nie zwróci nawet uwagi, ale może również zdarzyć się tak, że stracimy życiową szansę w wyniku takiego błędu. Zakładam, że emaile do przyjaciół możemy pisać swobodnie, choć i tutaj przyda się odrobina ogłady, dlatego w dalszej części tekstu zamierzam zwrócić uwagę na korespondencję bardziej oficjalną.

Właściwe adresy do właściwych celów
Jednym z przykładów, jaki zamierzam przytoczyć, jest używanie adresów emailowych w życiorysach i podaniach o pracę. Załóżmy, że nazywam się Jan Kowalski i ubiegam się o pracę. Jako adres do korespondencji podaję janek1975@buziaczek.pl lub np. jan.kowalski@gmail.com. Na pierwszy rzut oka można dostrzec, który z powyższych adresów wzbudzi większe zaufanie. Pierwszy adres jest świetny do zabawy, flirtowania i nieformalnej korespondencji, natomiast drugi wygląda bardziej profesjonalnie.

Krótko i na temat…
Kolejnym elementem naszej wiadomości jest temat. Wyobraźmy sobie, że osoba, która przegląda dziesiątki, a nawet setki emaili musi dostrzec ten jeden, lub musi być w stanie łatwo go wyszukać po temacie. Dlatego ważne jest, aby temat był krótki, treściwy, a jednocześnie bardzo rzeczowy. Jeżeli aplikujemy za pomocą poczty elektronicznej, należy zwrócić uwagę czy instytucja podająca adres do korespondencji nie narzuciła nam treści tematu. Możliwe, że dystrybucja wiadomości w firmie, do której się zwracamy, odbywa się na podstawie słów kluczowych zawartych w temacie, np. „Rekrutacja – Pracownik biurowy – Jan Nowak”. Inny przykład to reklamacja faktury, przykładowy tytuł wiadomości to „Departament sprzedaży - faktura FG5426/2011”. Zasada dotycząca tematu jest jednak zupełnie inna, jeżeli odpisujemy na otrzymaną wiadomość. W takiej sytuacji nie zaleca się modyfikacji tematu, a jedynie wybranie opcji „odpowiedz”. Osoba, która otrzyma taką korespondencję z dużą łatwością skojarzy sprawę po własnym temacie i najprawdopodobniej przyspieszy to przetworzenie takiej wiadomości, co może dla nas oznaczać szybsze załatwienie sprawy.

Treść wiadomości
Zasadniczą częścią wiadomości jest jej właściwa treść. Treść można podzielić na co najmniej 4 części.
    Na wstępie naszej korespondencji warto się umiejętnie zwrócić do adresata. Możemy w ten sposób okazać szacunek lub po prostu odnieść się ciepło do znajomej nam osoby. Następnie bardzo konkretnie należy wskazać cel naszego listu i to, czego oczekujemy od osoby do której go kierujemy.
Kolejnym krokiem jest wskazanie na ewentu-alne załączniki do naszej wiadomości. Warto o nich wspomnieć, ponieważ osoba, która czyta wiadomość, niekoniecznie musi zwrócić uwagę, że zawiera ona coś więcej niż tylko tekst.

Zakończenie i podpis
Kończąc elektroniczny list, warto jest użyć zwrotu grzecznościowego typu „Z wyrazami szacunku” lub „Serdecznie pozdrawiam” oraz umieścić podpis. Brak podpisu dla osoby, która czyta wiele wiadomości, może okazać się irytujący. Po przeczytaniu całej wiadomości może poczuć się zagubiona i zastanawiać się, od kogo to przyszło. Umieszczenie podpisu stwarza dodatkową okazję do umieszczenia numeru telefonu kontaktowego, może nawet adresu strony internetowej. Jeżeli zależy nam na tym, aby ta druga strona oddzwoniła, to nie warto liczyć na to, że będzie sumiennie poszukiwać naszego numeru.

Drobne błędy – olbrzymie skutki
Podsumowując artykuł, pozwolę sobie jedynie zwrócić uwagę na dwa istotne nieprzemyślane zachowania. Odpisując na list dostarczony jednocześnie do wielu osób, należy zastanowić się, czy istnieje potrzeba stosowania „odpowiedz do wszystkich”. Spotkałem się kiedyś z taką zabawną sytuacją. W dużej firmie liczącej ponad kilkaset tysięcy pracowników, pewna osoba wysłała na adres globalny „do wszystkich” wiadomość „Sprawdzam działanie poczty – czy możesz odpisać”, bardzo wiele osób odpowiadało klikając „Odpowiedz wszystkim” i wywołało prawdziwą lawinę emaili, doprowadzając ostatecznie do awarii serwera. Podobnie sprawa wygląda z używaniem „Prześlij dalej”, dopisując do listy kilka adresów i przesyłając jednocześnie tę samą wiadomość do wielu osób, tak naprawdę udostępniamy wszystkim jej adresatom całą listę adresów emaliowych. Może się tak zdarzyć, że na tej liście są osoby, które przekazały nam swój adres, ale nie są zainteresowane dalszym jego rozpowszechnianiem. Jednym słowem – najlepiej jest komunikować się bezpośrednio z jedną osobą lub bardzo skrupulatnie dobierać grupy osób, aby uszanować prywatność naszych przyjaciół. I uchronić ich najczęściej od niechcianej reklamy.
Z prawdziwą przyjemnością,
                    Konrad Gajda
                    konrad@gajda.be
                    Gsm 0478 639 673